Πολιτική αναφορών – Whistleblowing

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Στο πλαίσιο της ορθής εταιρικής διακυβέρνησης και κανονιστικής συμμόρφωσης η εταιρία ΜΥΛΟΙ ΘΡΑΚΗΣ Ι. ΟΥΖΟΥΝΟΠΟΥΛΟΣ Α.Ε. έχει αναπτύξει Πολιτική Αναφορών με σκοπό την διασφάλιση ανώτατου επιπέδου επαγγελματικής συμπεριφοράς, την ενίσχυση της ακεραιότητας και διαφάνειας και τη μηδενική ανοχή σε παράνομες ή ανάρμοστες συμπεριφορές.
Η εταιρία ενθαρρύνει όλους όσοι αναφέρονται στην παρούσα πολιτική να αναφέρουν, εμπιστευτικά ή ανώνυμα, συμπεριφορές παράνομες, ανήθικες ή ανάρμοστες, αμέσως μόλις υποπέσουν στην αντίληψή τους. Η μη υποβολή Αναφοράς μπορεί σε κάποιες περιπτώσεις να συνιστά ποινικό αδίκημα, όταν υπάρχει σχετική νομική ή συμβατική υποχρέωση.
Η εταιρία δεσμεύεται ότι όλες οι Αναφορές λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και διερευνώνται με πλήρη αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία, ενώ όσοι προβαίνουν σε Αναφορές προστατεύονται από τυχόν αντίποινα και διαρροές προσωπικών δεδομένων, αφού λαμβάνονται τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας.

2. ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός της πολιτικής Αναφορών είναι:

α) να οριστούν οι αρχές και το πλαίσιο των Αναφορών εντός της εταιρίας ΜΥΛΟΙ ΘΡΑΚΗΣ Ι. ΟΥΖΟΥΝΟΠΟΥΛΟΣ Α.Ε.

β) να ενθαρρυνθούν όλοι να προβαίνουν σε Αναφορές, σε περίπτωση που υποπέσει στην αντίληψή τους παράνομη ή ανάρμοστη συμπεριφορά εντός της εταιρίας.

γ) να υπάρξει διαβεβαίωση ότι η διαχείριση των Αναφορών και η διερεύνηση των περιστατικών γίνεται με πλήρη εμπιστευτικότητα, ότι τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων μερών προστατεύονται και ότι όσοι αναφέρουν θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα.

δ) να ακολουθήσει η Εταιρία τις οδηγίες και κατευθύνσεις της Ευρωπαϊκής Οδηγίας σχετικά με την προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις (2019/1937) και τις διεθνείς καλές πρακτικές που ισχύουν για τις Αναφορές στις εταιρίας σύμφωνα με τον ΟΟΣΑ.

3. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η παρούσα Πολιτική αφορά:

• τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας,
• όλα τα στελέχη και το προσωπικό της Εταιρείας,
• τους συνεργάτες, προμηθευτές καθώς και οποιονδήποτε παρέχει υπηρεσίες στην Εταιρεία,
• τους πελάτες της Εταιρίας αλλά και
• τρίτα πρόσωπα τα οποία έχουν σχετικές πληροφορίες για τυχόν έκνομες ενέργειες που αφορούν την Εταιρεία.

4. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Σε περίπτωση που κάποιος από όσους υπάγονται στην πολιτική αντιληφθεί ότι εντός της Εταιρίας τελείται κάποιο από τα παρακάτω παραπτώματα, θα πρέπει να προβεί άμεσα σε Αναφορά.

• Διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών, επιχειρηματικών μυστικών, σχεδιασμών που άπτονται στρατηγικών ή γενικότερα οικονομικών συμφερόντων της Εταιρίας
• Απάτη Διαφθορά/Κατάχρηση εξουσίας

• Δωροδοκία, παραβίαση πολιτικής δώρων
• Σύγκρουση συμφερόντων
• Κλοπή, υπεξαίρεση
• Πλαστογραφία
• Παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων
• Νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες
• Παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό
• Παραβάσεις σε θέματα λογιστικά και ελέγχου
• Παραβάσεις σε θέματα ασφάλειας και υγείας
• Παραβάσεις της νομοθεσίας για τις δημόσιες συμβάσεις
• Παραβάσεις περιβαλλοντικής νομοθεσίας
• Διακριτική μεταχείριση
• Παρενόχληση
• Βία και παρενόχληση κατά την έννοια των άρθρων 3 και4 του Ν.4808/2021
• Απειλή, Εκβίαση, Χρήση βίας
• Εξύβριση, συκοφαντική δυσφήμιση
• Κατάχρηση των πόρων της εταιρίας
• Μη ηθική συμπεριφορά
• Παραβίαση νομοθεσίας και εταιρικών πολιτικών συμπεριλαμβανομένου τουεκάστοτε ισχύοντος Κώδικα Δεοντολογίας

Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:

• Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης
• Προσωπικά θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους
• Φήμες

5. ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Α. Η Αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις αυτό γίνει αντιληπτό.

Β. Η Αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της. Σε κάθε Αναφορά πρέπει να περιλαμβάνονται: το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) που πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα, η ημερομηνία/χρονική περίοδος και ο τόπος όπου έλαβε χώρα το περιστατικό, ο κύριος λόγος υποβολής της Αναφοράς (πράξεις που δυνητικά μπορούν να προκαλέσουν ή έχουν προκαλέσει περιστατικό άξιο Αναφοράς) και ει δυνατόν, στοιχειοθεσία μέσα από σχετικά έγγραφα ή άλλα αρχεία. Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλαμβάνονται αποδεικτικά στοιχεία αλλά κάθε σχετική πληροφορία η οποία θα διευκολύνει την αξιολόγηση της Αναφοράς θα συνεκτιμηθεί.

Γ. Προσωπικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας και άλλες ευαίσθητες πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το περιστατικό δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην Αναφορά.

Δ. Ο Αναφέρων δεν απαιτείται να είναι απολύτως σίγουρος για τη βασιμότητα των όσων αναφέρει. Δεν επιτρέπεται όμως να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορούν να θέσουν τον εαυτό του, την εταιρία ή κάποιον τρίτο σε κίνδυνο, προκειμένου να αναζητήσει και να συλλέξει περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την Αναφορά του.

Ε. Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας Αναφορών, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες εφόσον του ζητηθούν. Ειδικά σε περίπτωση ανώνυμης Αναφοράς, ο Αναφέρων μπορεί να επιλέξει να είναι διαθέσιμος μέσω οποιασδήποτε άλλης συγκεκριμένης διαδρομής επικοινωνίας ή συγκεκριμένου σημείου επαφής (επιλογής αποκλειστικά του Αναφέροντα).

6. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Οι Αναφορές μπορούν να υποβάλλονται ως εξής:

(α)     Να υποβάλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην διεύθυνση: yppa@thracemills.gr

(β) Τηλεφωνικά: +30 25510 26259, εσωτ.τηλ. 129 (Δε – Πα 10.00 – 15.00)

(γ) Ταχυδρομικά στη διεύθυνση: ΜΥΛΟΙ ΘΡΑΚΗΣ Ι. ΟΥΖΟΥΝΟΠΟΥΛΟΣ Α.Ε., 2ο χλμ. Ε.Ο. Αλεξανδρούπολης – Συνόρων, Αλεξανδρούπολη, Έβρος, Τ.Κ. 68132 – με την ένδειξη «Εμπιστευτικό» – Υ/ο Υπεύθυνου Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών

(δ) Να υποβληθούν εγγράφως ή προφορικώς απευθείας στον Υπεύθυνο Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών

(ε) Να υποβληθούν μέσω των κουτιών παραπόνων που βρίσκονται σε διάφορα σημεία των εγκαταστάσεων της εταιρίας

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών της Εταιρείας είναι αρμόδιος να παραλαμβάνει τις διάφορες Αναφορές και να ενημερώνει σχετικά την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών με τις προς εξέταση Αναφορές.

7. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Με την υποβολή οποιασδήποτε Αναφοράς, ακολουθείται η κατωτέρω διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης από τα αρμόδια μέρη:

Α. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) :

• παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες –οδηγίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής Αναφοράς,
• παραλαμβάνει το σύνολο των Αναφορών και τις ελέγχει εάν πληρούν τις προϋποθέσεις ώστε να εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας

• σε περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί επώνυμα, βεβαιώνει την παραλαβή της Αναφοράς στον Αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής (χρησιμοποιώντας το δίαυλο επικοινωνίας πουχρησιμοποίησε/πρότεινε ο Αναφέρων),
• τηρεί Αρχείο Αναφορών, το οποίο για κάθε Αναφορά εμπεριέχει: (i) αύξοντα αριθμό, ημερομηνία παραλαβής, θέμα, κατηγορία και προέλευση, (ii)πληροφορίες σχετικά με τη διερεύνηση κάθε Αναφοράς (ενέργειες και εμπλεκόμενα στην διερεύνηση πρόσωπα), τεκμηριωμένες αποφάσεις χειρισμού κατά την διερεύνηση και (iii) τελικό αποτέλεσμα της διερεύνησης, καθώς και την οριστική διευθέτησή της,
• διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του Αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην Αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, παρά μόνο σε όσα ορίζονται στην διαδικασία διερεύνησης
• παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι Αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.) και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως ορίζεται στον ν.4990/2022.Β. Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών:

H διαχείριση των υποβαλλόμενων Αναφορών ανατίθεται στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών που απαρτίζεται από τους:
(i) Υπεύθυνο Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών, (ii) τον Γενικό Διευθυντή της Εταιρείας και (iii) το Νομικό Τμήμα.

Η Επιτροπή Αξιολογήσεως Αναφορών δύναται να χειρισθεί θέματα τα οποία έχουν προκύψει εκτός της παρούσας διαδικασίας, εφόσον για τα εν λόγω θέματα απαιτείται ανεξάρτητη διαχείριση.

Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών έχει τις εξής αρμοδιότητες:

• Εξετάζει το παραδεκτό των Αναφορώνπου έρχονται σε γνώση της από όλα τα θεσπισμένα κανάλια Αναφορώντης Εταιρίας
• Αξιολογεί και προτεραιοποιεί τις Αναφορές.
• Επικοινωνεί με τον Αναφέροντα και, εφόσον χρειασθεί, ζητά και περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν σχετικά με την Αναφορά του,
• Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέσο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων που εμπλέκονται στις Αναφορές και μεριμνά για την διαγραφή τους ▪ Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών αποφασίζει αν η υποβαλλόμενη Αναφορά αφορά παρατυπίες, παραλείψεις ή αξιόποινες πράξεις. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή παραπέμπει κατά περίπτωση την Αναφορά για τυχόν περαιτέρω απαιτούμενες ενέργειες στα αρμόδια Τμήματα της Εταιρίας.

• Η Επιτροπή αποφασίζει αν θα κλείσει την υπόθεση ή θα ενημερώσει τη Διοίκηση της Εταιρίας για τις διαπιστωθείσες παραβάσεις.
• Μετά την ολοκλήρωση της υπόθεσης και μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση Αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της Αναφοράς, η Επιτροπή ενημερώνει τον Αναφέροντα για την απόφαση που ελήφθη σχετικά με την Αναφορά του και τις ενέργειες που αναλαμβάνονται Μία υπόθεση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί όταν έχει ληφθεί οριστική απόφαση από την Επιτροπή, όταν η απόφασή της είναι να κλείσει την υπόθεση, ή σε κάθε άλλη περίπτωση όταν έχουν ολοκληρωθεί οι ενέργειες αρμόδιο τμήματος της Εταιρίας.

8. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΩΝ & ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ

Α. Επώνυμες και Ανώνυμες Αναφορές: Η Εταιρεία μέσα από τα κανάλια επικοινωνίας που θεσμοθετεί δίνει τη δυνατότητα στους αναφέροντες να υποβάλλουν την Αναφορά τους είτε επωνύμως είτε ανωνύμως. Ωστόσο η Εταιρεία ενθαρρύνει τους αναφέροντες να υποβάλλουν επωνύμως την Αναφορά τους, καθώς αυτό διευκολύνει την επικοινωνία για περαιτέρω διευκρινίσεις και ενημέρωση του Αναφέροντος για την πορεία της Αναφοράς του.

Β. Προστασία Αναφερόντων: Βασική και απαράβατη αρχή της Πολιτικής Αναφορών είναι η προστασία της ταυτότητας και η αρχή της εμπιστευτικότητας των στοιχείων των ατόμων που υποβάλλουν Αναφορές, και εφόσον είναι υπάλληλοι της Εταιρείας, η διασφάλιση της μη διακύβευσης της θέσης τους ή/και της επαγγελματικής τους ανέλιξης. Πιο συγκεκριμένα, η εταιρία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλει Αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της Αναφοράς τους. Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στον Υ.Π.Π.Α και στην συνέχεια στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, θα διερευνάται και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την Αναφορά στην οποία προέβη ο Αναφέρων (αντιστροφή βάρους απόδειξης).

Β. Προστασία & Ενημέρωση Αναφερομένων και λοιπών προσώπων: Η Εταιρία προστατεύει επίσης και τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται σε Αναφορές. Η διερεύνηση πραγματοποιείται, με πλήρη εχεμύθεια και τηρώντας το απόρρητο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, κατά το μέτρο του δυνατού.  Τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται στις Αναφορές μπορούν να ενημερωθούν άμεσα για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορούνται και τα άτομα τα οποία έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στην Αναφορά.

Γ. Αποκλίσεις από την Υποχρέωση Ενημέρωσης – Πρόσβασης: Η παροχή

ενημέρωσης και πρόσβασης θα εξετάζεται κατά περίπτωση καθώς ενδέχεται να προκύψουν περιπτώσεις, όπου η ως άνω ενημέρωση μπορεί, ενδεικτικά: α) να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και  να παρεμποδίσει την αξιολόγηση της Αναφοράς καθώς και την συλλογή πληροφοριών και στοιχείων που απαιτούνται,
β) να οδηγήσει άμεσα ή έμμεσα σε ταυτοποίηση των αναφερόντων,
γ) να οδηγήσει σε αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών οι οποίες λόγω της φύσης τους και ιδίως λόγω των υπέρτερων έννομων συμφερόντων της Εταιρείας, πρέπει να παραμείνουν απόρρητες,
δ) να παρεμποδίσει την  θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας ή/και την τυχόν ποινική διαδικασία. Κάθε περίπτωση θα κρίνεται ξεχωριστά και οι λόγοι της καθυστέρησης ενημέρωσης-πρόσβασης θα αποτυπώνονται εγγράφως.

Η φύση των πληροφοριών και οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την αποκάλυψή τους θα λαμβάνονται σε όλες τις περιπτώσεις υπ’ όψιν. Σε τυχόν περίπτωση ικανοποίησης ορισμένου αιτήματος, κατ’ αρχήν τα προσωπικά δεδομένα τρίτων μερών θα διαγράφονται από τα σχετικά έγγραφα.

9. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που περιλαμβάνονται στις Αναφορές πραγματοποιείται σύμφωνα με την Εθνική και ευρωπαϊκή Νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων αλλά και με τις σχετικές πολιτικές της Εταιρείας.
Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την Αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται.
Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις Αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως για παράδειγμα τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών.
Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά. Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών και από το υλικό που προέκυψε κατά τη διερεύνηση.

10. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

Η παρούσα Πολιτική εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας, κοινοποιείται στα στελέχη και το προσωπικό της Εταιρείας  και αναρτάται επικαιροποιημένη στην ιστοσελίδα της Εταιρίας.
Η Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών αναθεωρείται όποτε τυχόν απαιτηθεί.
Για όποια ερωτήματα ή αμφιβολίες σχετικά με την συμμόρφωση με την παρούσα Πολιτική μπορείτε να συμβουλεύεστε τον Υπεύθυνο Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών.